Missing People Sweden digitaliserar sitt ärendeflöde

Need an expert?
You are more than welcomed to leave your contact info and we will be in touch shortly

Missing People Sweden digitaliserar sitt ärendeflöde

Missing People Sweden stod inför utmaningen att säkerställa sin datakvalitet i samband med att Dataskyddsförordningen började gälla. Att snabbt starta upp en sökinsats är viktigt. Detta kräver ett system som ger det stöd som behövs och att datakvalitén är tillräckligt hög. Missing People Sweden valde ett ärendehanteringssystem baserat på Open Source för att lösa dessa utmaningar.

BAKGRUND

Missing People Sweden (MPS) är en ideell organisation som hjälper anhöriga och polis med att publicera efterlysningar och arrangera sökinsatser efter försvunna personer. Varje år försvinner det ca 8 000 människor i Sverige och MPS får ca 600 anmälningar av dessa, där flertalet leder till sökinsatser. MPS bildades 2012 och har sedan starten varit beroende av bidrag från sponsorer. MPS är sedan 2017 ett sk 90-konto, dvs de står under Svensk Insamlingskontrolls uppsyn.

MPS tar emot anmälningar från anhöriga via deras jour. Jouren kvalitetssäkrar anmälan mot ytterligare anhörig samt mot polis om att det inte finns några hinder för att publicera en efterlysning eller genomföra en sökinsats. Fram till 2018 sköttes kommunikationen via stängda Facebookgrupper, känslig information överlämnades till insatsgruppen via telefon.

BEHOV

Med den stundande Dataskyddsförordningen (GDPR) valde MPS att se över sin rutin som involverade ett flertal system, telefoni och manuellt pappersbaserat arbete. Det fanns även andra viktiga drivkrafter som informationssäkerhet, tillgänglighet, enhetlighet i de regionala processerna samt hög datakvalitet. Under 2018 påbörjades arbetet med att ta fram ett ärendehanteringssystem som kunde möta dessa behov hos MPS.

Samuel Persson

Samuel Persson

Senior Consultant

Samuel has worked as a consultant for 30 years in a variety of industries and business areas.

His professional network and his thorough knowledge are the basis for the several executive and board members roles he held.

LÖSNING

IT informa presenterade en lösning baserad på Easy Redmine, som är byggt på öppen källkod. Easy Redmine kommer med en workflowmotor, fullt utvecklad helpdeskmodul, konfigurerbara inmatningsfält, inbyggt stöd för GDPR och statistikfunktion. Easy Redmine kan integreras med Active Directory och har ett flertal andra integrationsmöjligheter som t ex mail, WebDAV, WebCal, REST API och proprietära system.

Lösningen är för ett komplett ärendehanteringssystem där all dokumentation kring ett ärende sparas (anmälan, intervjuer, tips från allmänheten, olika typer av media, rapporter, etc). MPS kan därefter ta ut statistik samt skapa polisrapporter via gränssnittet.

RESULTAT

Under ett par månader bistod IT informa med hjälp kring plattformen, bl a installation, setup, konfiguration, anpassning och utbildning. Tillsammans med volontärer från MPS skapade IT informa flöden för informationsinhämtning så att lösningen gav fullt stöd i de befintliga arbetsprocesserna.

Idag har arbetsprocessen förbättrats, det har gett en bättre kontroll över informationen och bidragit till det förtroende som polis och andra samarbetspartners har mot MPS. Då systemet hanterar känslig information har man implementerat en hög behörighetsnivå med tvåfaktorsautentisering samt GDPR-säkrade processer för anonymisering och radering.

Rapportgeneratorn i lösningen är konfigurerad för att ta fram en detaljerad polisrapport när polisen efterfrågar detta. Informationen i Easy Redmine ligger även till grund för den statistik som plockas fram internt som ett underlag för planering av verksamheten samt till journalister som efterfrågar det.

Allt eftersom användarna ser nya möjligheter i lösningen kan förvaltningsansvarig enkelt själv ändra och lägga till nya flöden och fält för informationsinhämtning.

Informationen i ett ärende struktureras upp med flikar och fullt konfigurerbara fält.

ANALYSEN

Informationsflödet har effektiviserats och MPS har fått en bättre kontroll över informationen. Detta har i sin tur bidragit till det förtroende som polis och andra samarbetspartners har mot MPS. Då systemet hanterar känslig information har man implementerat en hög behörighetsnivå vilket garanterar att enbart dedikerade resurser har tillgång till informationen, samt att GDPR-processer för anonymisering och radering är korrekt implementerade.

Då rätt person har tillgång till rätt information vid varje givet tillfälle har även ledtiden till insats förkortats vilket påverkar förutsättningarna att hitta en försvunnen person vid liv avsevärt.

Statistik är ovärderlig hjälp för analyser och planering av beredskapen

Missing People Sweden

När ett ärende idag kommer in till jouren sker det oftast genom att en anhörig fyller i ett formulär på hemsidan. Denna information skapar automatiskt ett ärende i Easy Redmine och samtidigt meddelar lösningen jouren om att nytt ärende har inkommit.

 

Jouren påbörjar sitt arbete med att kontakta anmälaren och komplettera ärendet utifrån den struktur som har konfigurerats upp i Easy Redmine. Lösningen har grupperat informationen i flikar baserat på var informationen har sin tillhörighet (den försvunne, anhöriga, polis, etc.). Varje flik och fält är behörighetsstyrd så att enbart behörig person kan se dess innehåll. Vid en viss tidpunkt i händelsekedjan kan insatsgruppen börja följa ärendets utveckling och samtidigt påbörja sin planering för sökinsats.

 

När kvalitetssäkring och informationsinhämtning är genomförd av jouren publiceras en efterlysning samtidigt som ärendet tilldelas den regionala insatsgrupp som skall ansvara för sökinsatsen. Insatsgruppen fortsätter arbetet i Easy Redmine och allt som sker i ärendet dokumenteras.